Commissie WBO

Zie bestuurlijke samenvatting in de voorstel.

Bij de samenvoeging van WL en WBL moest er een besluit worden genomen welk aanbestedingsbeleid zou gaan gelden voor het nieuwe WL. Omdat ook de drempelbedragen van WBL en WL verschillend waren, moest ook daar een besluit over worden genomen. Deze besluiten zijn op 27 november 2024 door het AB genomen. Daarna is er in 2025 vanuit de Unie van Waterschappen nieuw inkoopbeleid gemaakt voor alle waterschappen. Ons AB heeft dit beleid ook voor WL vastgesteld op 26 november 2025. In dat inkoopbeleid staan geen voorgeschreven drempelbedragen beneden het Europese drempelbedrag, maar is aangegeven dat invulling daarvan kan gebeuren via het Uitvoeringskader horende bij het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Bij het AB-besluit van 26 november 2025 is wel vermeld dat de drempelbedragen ongewijzigd blijven, maar is het AB-besluit van 27 november 2024 niet expliciet ingetrokken. Formeel staat daarmee nog steeds een AB-besluit overeind dat de drempelbedragen onder de Europese drempelwaarden bij het AB belegt. Dat sluit niet aan op het op 26 november 2025 vastgestelde Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025, dat invulling van deze drempelbedragen aan het Uitvoeringskader (directie-niveau) overlaat.

De accountant moet zich conformeren aan de genomen AB-besluiten en heeft op grond hiervan de controlescope uitgebreid naar aanbestedingen onder de Europese drempelwaarden, met een meerwerkclaim als gevolg. Daarnaast leidt deze uitleg tot een substantiële uitbreiding van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee tot extra capaciteitsvraag binnen onze eigen organisatie.

Zoals uit het inkoopbeleid zelf blijkt, was dat echter niet de bedoeling. Het laten vaststellen van drempelbedragen beneden de Europese drempelbedragen door het AB is niet gebruikelijk. De accountant adviseert dan ook om het besluit van het AB over de drempelbedragen beneden de Europese drempelbedragen formeel in te trekken.

Om ieder misverstand weg te halen, stellen wij daarom voor om de besluiten van het AB van 27 november 2024 en 26 november 2025, voor wat betreft het besluit ten aanzien van de interne drempelbedragen beneden de Europese drempelbedragen, in te trekken.

De drempelbedragen zijn al vastgesteld (op directieniveau) in het genoemde Uitvoeringskader Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2025. De keuze voor harde drempelbedragen blijft met dit voorstel ongewijzigd. Alleen de vaststelling daarvan keert terug naar het niveau waarop dit normaliter is belegd.

Het algemeen bestuur wordt gevraagd een keuze te maken over de betrokkenheid van de commissaris van de Koning (cvdK) bij toekomstige (her)benoemingsprocedures van de voorzitter van het waterschap. Aanleiding hiervoor is de per 6 juli 2026 in werking getreden Handreiking (her)benoemingsprocedure en ambtstermijn voorzitter waterschap en hoogheemraadschap, die de Circulaire benoeming voorzitters van waterschappen 2019 vervangt.

De handreiking beoogt de kwaliteit, uniformiteit en transparantie van de procedure te versterken en bestuurlijke kwetsbaarheden te verminderen, terwijl de wettelijke benoemingsprocedure en de bevoegdheden van het algemeen bestuur ongewijzigd blijven.

Nieuw is de mogelijkheid om de cvdK een informele rol te geven in het proces. De minister van Infrastructuur en Waterstaat en de Unie van Waterschappen adviseren de handreiking volledig toe te passen en te kiezen voor betrokkenheid van de cvdK.

Met dit besluit bepaalt het algemeen bestuur hoe toekomstige (her)benoemingsprocedures worden ingericht. Daarmee wordt invulling gegeven aan een zorgvuldige en consistente bestuurlijke werkwijze, passend bij de ambitie uit het bestuursprogramma om de basis op orde te hebben en te werken aan een kwalitatief sterk en betrouwbaar waterschap.

Het Blauwe Kompas heeft van 26 mei tot en met 7 juli 2026 ter inzage gelegen. In deze periode zijn 5 zienswijzen ontvangen. In de bijgevoegde nota van zienswijzen is per ingediende zienswijze tegen het ontwerp-Blauwe Kompas een samenvatting, een reactie en een conclusie vermeld. Ook zijn de consequenties voor het ontwerp Blauwe Kompas aangegeven en waar deze wijzigingen in het Blauwe Kompas terug zijn te vinden. In hoofdstuk 2 van de nota zijn de zienswijzen en ambtshalve wijzigingsvoorstellen, voor zover noodzakelijk verder toegelicht. 
Na vaststelling van het nota van zienswijzen in de DB-vergadering van 18 augustus, zal het aangepaste Blauwe Kompas verder ter advies en vaststelling aan de commissie WBO en het Algemeen bestuur worden voorgelegd.

Overeenkomstig het bijgevoegde conceptbesluit vast te stellen het Blauwe Kompas

De Provincie Limburg heeft de wettelijke taak om risico’s te beoordelen binnen het domein Archief- en informatiebeheer. De provincie toetst daarbij in hoeverre het informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en het waterschap voldoet aan de archief wettelijke kaders. Dit heeft betrekking op het openbaar maken, tijdig vernietigen en correct beheren en bewaren van informatie.

Met de bijgevoegde toezichtbrief (bijlage 1) informeert de provincie het waterschap over de prestaties in 2024/2025 op het gebied van Archief- en Informatiebeheer. De toezichtcyclus 2024/2025 is afgerond en heeft geresulteerd in een totaalrapportage die wordt vastgesteld door het college van Gedeputeerde Staten.

De beoordeling over 2024/2025 is gebaseerd op dezelfde criteria uit Archiefwet- en regelgeving als in voorgaande jaren. De provincie heeft het volgende als eindoordeel m.b.t. Waterschap Limburg: Het Waterschap Limburg behartigt de informatie- en archiefbeheer taken in voldoende mate.

De toezichtbrief beoordeling IBT Archief- en Informatiebeheer 2024/2025 voor kennisgeving aannemen.

Het Meerjarenbeleidsplan inclusief de meerjarenbegroting beschrijft de strategische koers van HCL voor de periode 2028–2031. De komende jaren blijft HCL zich richten op zijn wettelijke kerntaak: het duurzaam bewaren, beheren en toegankelijk maken van overheidsarchieven en andere blijvend te bewaren informatie. Tegelijkertijd speelt HCL in op ontwikkelingen zoals de verdere digitalisering van de overheid, de modernisering van de Archiefwet en de toenemende behoefte aan deskundige ondersteuning op het gebied van informatiebeheer.  Met dit meerjarenbeleid legt HCL de strategische uitgangspunten vast die richting geven aan de verdere ontwikkeling van zijn organisatie en die de basis vormen voor de komende jaarplannen en begrotingen.

Totstandkoming van het meerjarenbeleidsplan HCL
Het Meerjarenbeleidsplan is opgesteld op basis van de eerder door het algemeen bestuur vastgestelde strategische contouren.  Bij de verdere uitwerking is actief de dialoog gezocht met betrokkenen binnen en buiten HCL. Zo zijn gesprekken gevoerd met management, coördinatoren en medewerkers van HCL en is input opgehaald bij de ambtelijke vertegenwoordigers van de deelnemende organisaties. Daarnaast zijn twee klankbordsessies georganiseerd: één met bestuurders en vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten en het waterschap en één met stakeholders uit onder meer de erfgoedsector, de provincie Limburg en verschillende samenwerkingspartners.  De opbrengsten van deze gesprekken laten zien dat er breed draagvlak bestaat voor de koers die HCL de afgelopen jaren heeft ingezet. De nadruk op de wettelijke archieftaak, de verdere professionalisering van digitaal archiefbeheer, samenwerking binnen de informatieketen en een toekomstgerichte dienstverlening worden breed onderschreven.

Hoofdlijnen van het meerjarenbeleid 
Het Meerjarenbeleidsplan kent een aantal centrale ontwikkellijnen. 
De eerste lijn richt zich op de verdere versterking van HCL als regionale kennispartner op het gebied van duurzaam en digitaal archiefbeheer. HCL wil deelnemers en andere partners nog beter ondersteunen met advisering, kennisdeling, toezicht en de  ontwikkeling van digitale archiefvoorzieningen. 
De tweede lijn betreft de verdere ontwikkeling van de dienstverlening. Daarbij wordt ingezet op eigentijdse dienstverlening waarin fysieke en digitale dienstverlening elkaar versterken en waarin de studiezaal zich verder ontwikkelt tot een moderne ontmoetings- en informatieomgeving. 
De derde lijn is gericht op de verdere professionalisering van de eigen organisatie. Door te investeren in procesgericht werken, kwaliteitszorg, informatiebeveiliging en strategische personeelsontwikkeling blijft HCL ook op langere termijn in staat zijn wettelijke taken kwalitatief goed uit te voeren.

Tijdens de diverse consultaties is tevens gesproken over een mogelijke bredere culturele en publieksgerichte rol van HCL. Hoewel deze gedachte door een aantal externe stakeholders is ingebracht, bleek er bij de deelnemende overheden vooral behoefte te bestaan aan een keuze voor een duidelijke focus op de wettelijke kerntaken die uit de Archiefwet voortvloeien. Vanuit die kerntaken kiest HCL ervoor zijn maatschappelijke rol binnen het erfgoedveld verder vorm te geven vanuit de eigen archief- en informatiekundige expertise en in nauwe samenwerking met partners. Dit sluit aan op de visie van het Nationaal Archief.

Hoofdlijnen van de meerjarenbegroting
De jaarlijkse structurele bijdrage van het waterschap is gebaseerd op de goedgekeurde bijdrage voor 2027 (€ 91.534) en wordt voor de jaren 2028-2031 jaarlijks geïndexeerd met een consumentenprijsindex (CPI) van 2%. Dit leidt tot de volgende jaarschijven voor het vaste analoog archiefbeheer en de basisdienstverlening (inclusief de drempeluren voor toezicht en advies maar zonder e-depot): € 93.365 (2028), € 95.232 (2029), € 97.137 (2030) en € 99.080 (2031).
Deze vaste bijdragen zijn conform de gemaakte afspraken reeds opgenomen in de meerjarenbegroting van Waterschap Limburg. Variabele kosten en nacalculatie voor aanvullende, niet-structurele diensten (zoals scanning-on-demand of extra uren advies boven de drempel van 150 uur) zijn niet in deze vaste bijdrage begrepen. Deze kosten fluctueren jaarlijks op basis van daadwerkelijke afname en worden via nacalculatie achteraf verrekend.
Indien gewijzigde wet- en regelgeving (zoals de nieuwe Archiefwet) of de doorontwikkeling en opschaling van het e-depot tussentijdse aanpassingen in de dienstverlening vereisen, zal het HCL de financiële consequenties via een open begroting vooraf inbrengen in het Contract- en Concernmanagersoverleg (CCMO). Dit geldt eveneens voor de toekomstige IT-transitie (de beoogde toetreding van het HCL tot de GR Solido per 1 januari 2028).

Overgangssituatie en tussenjaar 2027
Als gevolg van de wettelijke toezendingstermijn van ten minste 13 maanden (conform artikel 28, lid 6 van de GR HCL) heeft het nieuwe Meerjarenbeleidsplan formeel betrekking op de periode 2028-2031. Hierdoor ontstaat er voor het jaar 2027 formeel een overgangssituatie. Dit tussenjaar is beleidsmatig afgedekt doordat het HCL in 2027 al actief anticipeert op de strategische koers en pijlers van het nieuwe beleidsplan. Financieel is de bijdrage voor 2027 reeds volledig en afzonderlijk geborgd via de reguliere Ontwerpbegroting 2027 van het HCL, waarover het Algemeen Bestuur van het waterschap in juli 2026 al definitief heeft besloten.

Overeenkomstig de bijgevoegde conceptbrief vóór 1 november 2026 een positieve zienswijze in te dienen met betrekking tot het HCL meerjarenbeleidsplan en meerjarenbegroting 2028-2031 en de bijgevoegde concept-zienswijzebrief ter verzending vast te stellen